For å være frivillig på The Gatheringmå man være medlem i KANDU ettersom dette er et arrangement for og av medlemmene i organisasjonen.
KANDU lyser ut stillingene til ledergruppa og gir dem oppdraget med å lage The Gathering.
Ledgruppen består av en prosjektleder, fire fagledere og to ombud.
Faglederene har hvert sitt ansvarsområde og flere ledere under seg for å gjennomføre oppgavene knyttet til sitt felt.
Ombud er delt i to og har ansvar for å sikre crew og deltakeres interesser opp mot avgjørelser som tas i ledergruppen.
Ledergruppen – Arrangementskomite
- Aktivt arbeider med en overordnede plan for arrangementet
- Koordinere saker opp mot Kandu for å ivareta interesser
- Økonomistyring
- Tverrfaglig koordinering
Arena – Støttefunksjoner som bidrar til at resten av arrangementet går rundt
- Strøm
- Nettverk
- Logistikk
- Frivilligpleie
- Innkjøp
- Fasiliteter
- Transport
Beredskap – Bidrar til en trygg og god opplevelse
- Førstehjelp
- Vakthold
- Smittevern
- Inngangskontroll
- Parkering
Event – Skaper minneverdige opplevelser og aktiviteter
- E-sport
- Kreative
- Konkurranser
- Aktiviteter
- Sceneshow
- Videoproduksjon
- Scene, video, lyd og lys
Info – Markedsføring og kommunikasjon
- Nettside
- SOME
- Festivalbutikk
- Stands
- Sponsor
- Presse
- Media (Bilder og film)
- IT-systemer
- Deltakerservice
Ombud – Deltakere og crew sitt talerør
- Sikrer at deltakre og crew blir behandlet ordentlig
- Støtter deltakere og crew med tilretteleggingsbehov
- Representere deltakere og crew i konflikter
- Rådgivning i håndtering av vanskelige situasjoner